Folha de pagamento digital entra em vigor ao longo de 2015 e afeta todas as empresas do País

 
A partir de 2015, todas as empresas brasileiras terão de se adaptar ao eSocial. As exigências do novo sistema, também conhecido como folha de pagamento digital, ainda despertam muitas dúvidas de empreendedores e empresas de vários portes.
O melhor a fazer, é procurar entender o eSocial agora e não deixar o problema para depois. Confira os principais pontos:
1) O que é o eSocial?
O eSocial (ou folha de pagamento digital), é a sigla para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), lançado em 2007.

2) Quais mudanças esse sistema traz?
O eSocial vai mudar a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
Quando estiver em pleno funcionamento, o sistema vai unificar o envio dos dados sobre trabalhadores para o governo federal e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez. A transmissão será por meio eletrônico, evitando papelada. Assim, não será preciso, por exemplo, realizar múltiplos envios de informações ao INSS, ao Ministério do Trabalho ou ao Fisco, por exemplo.
3) O eSocial será obrigatório?
Sim, o eSocial será obrigatório para todas as empresas do Brasil, qualquer que seja o porte – do Microempreendedor Individual (MEI), passando por pequenas, médias e grandes empresas.
4) Qual é o cronograma?
Primeiramente, a adequação ao eSocial seria exigida a todas as empresas a partir de janeiro de 2014, conforme publicado no Diário Oficial da União em 18 de julho deste ano. No entanto, o cronograma foi alterado e agora será progressivo de acordo com o porte da empresa.
De qualquer maneira, a previsão é que até 2015 a transição para o eSocial seja totalmente finalizada.
5) Quais órgãos do governo estão envolvidos no projeto?
O projeto envolve a Receita Federal, a Ministério do Trabalho e Emprego, o Ministério da Previdência Social, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal. Dessa maneira, o eSocial abrange todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas prestadas a esses órgãos. O Ministério do Planejamento também é parte do projeto, com a função de equalizar os interesses de todas as esferas envolvidas.
6) Quais são os benefícios esperados?
O governo espera reduzir a burocracia para as empresas e facilitar a fiscalização das obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
Nove obrigações feitas mensalmente e anualmente pelas empresas para diversos órgãos (como o Caged, a Rais, a Dirf e a Gfip) serão substituídas por um único envio, diretamente para o sistema do eSocial. Nesse ambiente digital, os órgãos envolvidos acessarão as informações de seu interesse.
Como o eSocial irá integrar todas as informações sobre os funcionários, a análise e cruzamento de dados ficará mais fácil para o governo. Em outras palavras, haverá mais fiscalização.
7) Quais atividades serão afetadas?
São exemplos: cadastramento de trabalhadores, eventos trabalhistas diversos (como admissão, demissão, afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho, mudança de salário, obrigações de medicina do trabalho, folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuições previdenciárias), imposto de renda retido na fonte, informações sobre FGTS.
8 ) Como o eSocial vai funcionar?
O empregador poderá acessar o site www.esocial.gov.br para enviar os dados ou fazer uma conexão direta entre o software usado pela empresa com o sistema do eSocial. Após a verificação da integridade das informações, a Receita vai emitir um protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.
 
9) Por onde começar?
O primeiro passo será o cadastramento dos funcionários que têm contrato de trabalho ativo com a empresa. Assim, não haverá a necessidade de informar os dados de quem já saiu da empresa. O modelo de identificação será modificado, para evitar o cruzamento de diversos registros. As empresas serão identificadas somente pelo CNPJ e os trabalhadores pela dupla CPF e Número de Identificação Social (NIS), que pode ser o PIS/PASEP ou NIT.
Por isso, é importante que as empresas comecem o processo revisando as informações cadastrais dos empregados, para evitar inconsistências.

10) Dentro das empresas, qual departamento deverá cuidar da adequação ao eSocial?
A adequação ao eSocial envolve diversas áreas de uma empresa, entre elas: recursos humanos, tecnologia, fiscal, contábil, logística, folha de pagamento, medicina do trabalho e financeiro.
Por isso, é importante que a própria direção da empresa entenda o impacto da mudança e incentive a criação de um grupo de trabalho que envolva responsáveis das diversas áreas. Será necessário realizar treinamentos e revisar rotinas de trabalho e também a maneira como os dados circulam dentro da empresa. “É uma mudança cultural”.
11) Qual o prazo para envio das informações?
O eSocial não muda a lei atual. O envio dos dados obedecerá aos prazos determinados na legislação atual referente a cada evento trabalhista.
A admissão ou demissão de um empregado, por exemplo, deverá ser informada assim que ocorrer. O trabalhador não poderá começar a trabalhar antes de o arquivo com a respectiva informação ser transmitido. Já a folha de pagamento deverá ter envio mensal, até o dia 7 do mês subsequente.
12) O que acontece com a empresa que não se adequar?
O eSocial não altera nenhuma legislação, e sim muda a forma de envio e apresentação dos dados aos agentes do governo.
Se hoje a empresa só sofre fiscalização quando um fiscal da Receita Federal ou do Ministério do Trabalho pede para ver os registros dos trabalhadores, com o eSocial a fiscalização será automática.
A empresa que não se adequar ao eSocial poderá sofrer as punições já previstas nas legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
Observações
O eSocial é a aplicabilidade da CLT, a lei será aplicada em tempo real.
Terá que haver uma mudança cultural dos Clientes uma melhor organização no fluxo de informações, uma vez que estas deverão ser  “praticamente” em tempo real.
Os arquivos relativos a eventos trabalhistas deverão ser gerados e transmitidos na medida em que ocorrerem, observando os prazos previstos na legislação em vigor para cada informação.
Assim, ao se admitir um empregado, o arquivo com a respectiva informação deverá ser transmitido 1 (um) dia ANTES que o empregado inicie suas atividades profissionais (informações admissionais e exame médico admissional).
 
Atenção maior deve ter o empregador para:
 

•  A ocorrencia de horas extraordinárias, adicionais noturnos, comissões e outras parcelas variáveis no período “escuro”( 25 ou 26 até o final do mês).
•  Essas parcelas devem obrigatóriamente, constar da folha de pagamento da competência em que foram geradas, ou seja, na mesma competência em que se deu o trabalho extra, o trabalho noturno, etc.
•  O § 1º do art. 59 da CLT que “quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado o mais tardar, até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido”.
•  O artigo está se referindo ao mês civil, mês-calendário, e não um mês inventado pelo empregador unilateralmente.

Assim, todas as parcelas devidas e referentes, por exemplo, à competência Agosto/2014, devem ser pagas impreterivelmente até o 5º dia útil de Setembro/2014, ainda que em folha complementar.
 
Conclusão
 
O pagamento das parcelas variáveis na folha do mês subsequente poderá acarretar ao empregador:

• Multas administrativas, tanto do Ministério do Trabalho quanto da Receita Federal do Brasil em face do atraso no recolhimento da contribuição previdênciária, e
• Multa pelo recolhimento em atraso do FGTS/ Correção da GFIP e etc

 
 
Fonte: ONE Contabilidade | Empresa especializada em folha de pagamento | http://www.onecontabilidade.com.br