Reforma Tributária para Locadoras de Bens Móveis
Reforma Tributária: Locadoras de Bens Móveis passam a emitir Nota Fiscal obrigatoriamente durante 2026
Por Paulo Henrique Souza*
A aprovação da Reforma Tributária (EC 132/2023) trouxe uma mudança estrutural para o setor de locação de bens móveis: a partir de 2026, todas as locadoras deverão emitir NFS-e Nacional para documentar suas receitas. É o fim da era das faturas, notas de débitos e recibos como documentos primários. Trata-se da maior reorganização fiscal do segmento que se tem notícia.
Por que a nota passa a ser obrigatória e a partir de quando?
Historicamente, a locação de bens móveis não era tratada como prestação de serviço pelos municípios, o que permitia o uso de fatura, notas de débito ou recibo.
A Reforma, porém, criou um sistema nacional e padronizado de documentação fiscal, alinhado à futura CBS/IBS (IVA-Dual). Para isso, o Comitê Gestor da NFS-e publicou a Nota Técnica nº 005/2025, estabelecendo:
Locadoras de bens móveis devem emitir NFS-e diretamente pelo Portal Nacional, mesmo que o município não tenha aderido ao sistema.
Essa autorização resolve uma lacuna histórica e prepara o terreno para a obrigatoriedade total a partir de 2026.
O uso obrigatório não começa em janeiro, mas terá sua data determinada a qualquer momento por meio do Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços (CGIBS).
A base legal da mudança
- Emenda Constitucional nº 132/2023
Determina que estados e municípios devem adotar documentos fiscais padronizados e integrados nacionalmente.
O art. 156-A, §§ 5º e 6º reforça a centralização e uniformização dos sistemas. - Nota Técnica CGNFS-e nº 005/2025
Autoriza emissão direta no portal federal, eliminando divergências municipais. - Minuta da Lei Complementar de Transição (2025)
Prevê que todas as receitas informadas ao IBS/CBS devem estar vinculadas a documento fiscal eletrônico nacional, o que naturalmente conduz à adoção obrigatória da NFS-e pelas locadoras.
O que muda para as locadoras?
- A fatura não existirá mais
Ela poderá continuar como documento comercial, mas não substitui a NFS-e para fins legais e fiscais.
- Padronização nacional
Independente do município, a rotina passa a ser única.
A locadora documenta no Portal Nacional da NFS-e, não mais na prefeitura.
- Integração automática com a Reforma Tributária
As NFS-e emitidas alimentarão diretamente os sistemas de transição do IBS (0,1%) e CBS (0,9%) entre 2026 e 2032.
- Redução de riscos fiscais
A falta de documento fiscal eletrônico será interpretada como omissão de receita dentro do sistema centralizado.
Como o setor deve se preparar
- Adequar o ERP ao Padrão Nacional NFS-e
Softwares de gestão precisarão estar homologados para o novo modelo. - Revisar contratos
Retirar menções à fatura como documento principal.
Inserir cláusula de emissão de NFS-e. - Atualizar cadastro digital
O Portal Nacional terá recadastramento obrigatório em 2026. - Treinar equipes administrativas e profissionalizar a contabilidade
Rotinas fiscais, contábeis e de TI serão impactadas e as equipes comerciais, financeiras precisarão se adequar. Ter uma contabilidade especialista em locadoras se tornará um ponto crucial neste processo.
Alertas finais
A Reforma Tributária coloca o setor de locação de bens móveis em um novo patamar de formalização. Com a EC 132/2023 e a Nota Técnica 005/2025, o Brasil finalmente cria um documento fiscal nacional único para operações de locação.
A partir e durante o ano de 2026, todas as locadoras de bens móveis deverão emitir NFS-e Nacional.
Fatura não será mais suficiente para fins fiscais.
Um alerta final e muito importante, que pode inclusive inviabilizar alguns negócios, é o fato das locadoras não mais terem a opção de selecionar qual faturamento será usado para apuração de seus impostos, uma vez que as faturas, notas de débitos ou recibos não são gerados em plataformas fiscais dos governos.
Como Nota Fiscal será obrigatória, tudo o faturamento da locadora passa automaticamente a ser declarado para fins fiscais e isto levará ao pagamento pleno dos impostos incidentes sobre o faturamento.
Não haverá aumento de impostos em 2026, mas só esta exigência e troca de documentos fiscais, com certeza elevará a arrecadação e conterá em muito a sonegação fiscal.
*Paulo Henrique é tributarista e contador, CEO da AUDITLocOne – Contabilidade Especialista em Locadoras & Mobilidade
Reforma Tributária: Locadoras de Bens Móveis passam a emitir Nota Fiscal